Zeit für die Menschen statt Zettelwirtschaft im öffentlichen Sektor

Die Reise vom Reißbrett in die Cloud: Große Strukturen und komplexe Verwaltungsprozesse stellen für den öffentlichen Sektor zentrale Herausforderungen dar. Wie die modernen IT-Infrastrukturen der BBU eine standortunabhängige Beratung von schutzsuchenden Menschen in Österreich #möglichmachen. [...]

Große Strukturen und komplexe Verwaltungsprozesse stellen für den öffentlichen Sektor zentrale Herausforderungen dar. Wie die modernen IT-Infrastrukturen der BBU eine standortunabhängige Beratung von schutzsuchenden Menschen in Österreich #möglichmachen.

Skalierbare Cloud-Lösungen bieten ein hohes Maß an Flexibilität und standortunabhängiger Prozessoptimierung. Das Potenzial im öffentlichen Sektor ist groß – vor allem dann, wenn die Implementierung schnell über die Bühne gehen muss und Sicherheit das höchste Gut ist.

Die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen, kurz BBU, unterstützt seit ihrer Gründung 2020 Asylsuchende in rechtlichen, sozialen und medizinischen Fragen. Die Agentur musste innerhalb von nur sechs Monaten entstehen. Eine völlig neue Infrastruktur für mehr als 750 Mitarbeiter*innen aus sechs verschiedenen Unternehmen musste dafür aus dem Boden gestampft werden.

Als die BBU am 1. Dezember 2020 ihren Betrieb aufnahm, konnten die Mitarbeiter*innen dank des nutzerfreundlichen Systems erfolgreich in die Arbeit starten. Heute können sie an 28 Standorten in ganz Österreich reibungslos zusammenarbeiten und ihre Klient*innen fundiert beraten – selbst dann, wenn sich Berater*innen, Dolmetscher*innen und Asylsuchende an unterschiedlichen Orten befinden.

Mehr Zeit für die Betreuung Asylsuchender dank moderner Technologien

Zu diesem Zweck wurde auf modernste Cloudtechnologie gesetzt – Laufzettel und Kugelschreiber wurden gegen Barcodes und Scanner ausgetauscht und damit auch eine vollständig elektronische Dokumentation der Verfahrensschritte über alle IT-Anwendungen hinweg geschaffen.

Die cloudbasierte IT-Struktur erspart den Mitarbeiter*innen zudem administrativen Aufwand. Die Beratungsgespräche sind nun dank Microsoft Teams über mehrere Standorte hinweg möglich. Dadurch kann man erstens den Klient*innen eine beständige Ansprechperson garantieren. Zweitens sind Dolmetscher*innen fast immer verfügbar und auch flexibel im Einsatz.

Datensicherheit im Fokus
Der straffe Zeitplan, die große Anzahl an Mitarbeiter*innen und Standorten und die Menge an personenbezogenen Daten sprach für eine Cloud-First-Strategie mit Fokus auf Sicherheit und Compliance. Gemeinsam mit ihrem Technologie-Partner Avanade setzte die BBU auf die skalierbaren Clouddienste von Microsoft. Jeder Standort braucht heute lediglich einen LTE-Router und -Drucker, die Mitarbeiter*innen sind mit Laptop und Smartphone bestens ausgerüstet und vor allem mobil. Auch Telefon- und Fax-Verbindungen wurden digitalisiert.

Darüber hinaus erforderte die Fusion von sechs Unternehmen die Verarbeitung sensibler Daten sowie die Migration in ein einheitliches System. Aus diesem Grund wurde auf die sichere Plattform Microsoft 365 gesetzt. Heute sind alle Geräte ferngewartet – höchste Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit sind garantiert.

Das Projekt wurde für den Wirtschaftspreis eAward 2021 in der Kategorie „Zusammenarbeit und Organisation“ nominiert. Eine Erfolgsgeschichte, die zeigt, was mit den richtigen Technologien möglich wird, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen.