Interne Organisation muss nicht kompliziert sein: Spoodle zeigt, wie einfach firmenweite Kommunikation sein kann. Und überzeugt mit seinem Datenschutz. [...]
Oft ist der Aufwand größer als das Meeting selbst: umso mehr TeilnehmerInnen zu einem Termin herangezogen werden, umso komplizierter gestaltet sich die Suche nach einem passenden Zeitfenster. Nimmt man externe Abstimmungstools zu Hilfe, gibt man die Daten seiner MitarbeiterInnen unfreiwillig heraus – datenschutzrechtlich ein echtes Problem.
Die Firma free-com solutions GmbH hat deswegen ein Produkt entwickelt, das die unkomplizierte Bedienung herkömmlicher Abstimmungstools mit dem rechtlich einwandfreien Einsatz im Unternehmen kombiniert.
Spoodle: nahtlose Integration in die eigene Unternehmensinfrastruktur, unkomplizierte Bedienung
free-com verwendet für die Benutzerverwaltung von Spoodle das Active Directory. Damit lässt sich die Webapplikation unkompliziert in die vorhandene Infrastruktur integrieren, zusätzlich kann sie im SharePoint eingebunden werden. Termine können dadurch über das ganze Firmennetzwerk koordiniert werden, ohne zusätzlichen Administrationsaufwand zu verursachen. Die einfache Bedienoberfläche mit übersichtlichem Dashboard und die automatische Synchronisierung mit dem Exchange Kalender sind besonders benutzerfreundlich. Alle Teilnehmenden können eine Umfrage starten, nachfolgend wird die Abstimmung durch ein ausgeklügeltes Rechtemanagement geregelt. Externe TeilnehmerInnen können manuell hinzugefügt werden, Spoodle kann dementsprechend auch Termine mit Partnern oder Kunden koordinieren. Das Produkt setzt keine Grenzen in Anzahl der Abstimmungen oder Teilnehmenden.
Damit intern auch intern bleibt: Spoodle schützt die persönlichen Daten
Spätestens mit Einführung der Datenschutz – Grundverordnung im Mai 2018 wird über die korrekte Speicherung und Verwendung von persönlichen Daten viel diskutiert. Unternehmen riskieren hohe Strafen oder Abmahnungen, sollten Verstöße gegen den Schutz ihrer MitarbeiterInnen-Daten bekannt werden. Deswegen kann auch bei der Terminkoordination nicht auf Drittanbieter zurückgegriffen werden, deren Umgang mit Daten nicht nachvollziehbar oder kontrollierbar ist. Mit Spoodle bleiben Terminkoordination und Austausch intern, die Daten liegen auf den eigenen Servern oder Rechenzentren.
Erfolgreicher Einsatz mit positivem Feedback
Die Software ist bereits bei zahlreichen Unternehmen und Organisationen erfolgreich im Einsatz. Die AOK Niedersachen hat Spoodle seit 2017 integriert. Dort ist man überzeugt: „Spoodle erleichtert unsere internen Terminabstimmungen enorm. Durch die intuitive Oberfläche ist es auch ungeübten Mitarbeitern schnell möglich, Terminumfragen zu erstellen und Abstimmungen vorzunehmen.“ Björn Grunert ist auch vom Datenschutz überzeugt, besonders als Vertreter aus dem Gesundheitsbereich: „Mit der Speicherung ausschließlich auf unseren Servern werden wir den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht.“
Möchten Sie mehr über Spoodle erfahren? Hier können Sie sich selbst überzeugen.
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