Mit der digitalen Spesenabrechnung verlieren Sie weniger Zeit, Belege und Nerven: Fotografieren sie Ihre Belege einfach via Handy App, Ihr Antrag wird weitestgehend automatisiert vorbereitet. [...]
Wie oft verlieren oder vergessen Sie Belege, bevor Sie überhaupt Zeit für eine Spesenabrechnung finden? Es gibt eine viel einfachere Lösung als das herkömmliche, analoge System mit Papier und Stift: smartExpense. Die Spesenabrechnung erfolgt dabei digital und kann von allen Beteiligten (orts-)unabhängig durchgeführt werden. Das heißt konkret: bekommt man eine Rechnung in die Hand, wird sie einfach sofort fotografiert und das Foto per Mail an smartExpense geschickt – und damit sind bereits alle Vorbereitungen für die spätere Abrechnung durchgeführt. Klingt einfach? Auch die abschließenden Schritte in der App sind schnell gemacht.
Intelligente Fertigstellung der Spesenabrechnung zur Freigabe
Über Single Sign-On ist man sofort in smartExpense eingeloggt und kann die bereits automatisch ausgelesenen Rechnungsdaten kontrollieren und etwaige zusätzliche Informationen eintragen. Sollen noch weitere, zum Beispiel digital erhaltene Rechnungen der Abrechnung hinzugefügt werden, können diese ganz einfach per Drag&Drop eingefügt werden. smartExpense liest alle relevanten Daten aus, darunter Belegland, Steuersätze, Währung, Brutto- und Nettobeträge. Der User kann, falls notwendig, die Höhe des KM-Geldes berechnen lassen und bei etwaig anfallenden Diäten außerdem angeben, welche Speisen er konsumiert hat. smartExpense berechnet alle (Tag-)Sätze auf Basis des für den User hinterlegten Kollektivvertrags und finalisiert die ausstehenden Beträge auf Basis der getätigten Angaben.
Anschließend wird der Antrag per Mausklick zur Freigabe an die nachfolgenden Stellen weitergesendet. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Kalkulation, sowie der einzelnen Rechnungen aufbereitet im Anhang, stehen in smartExpense jederzeit zur Verfügung.
Intuitive Benutzeroberfläche mit allen relevanten Informationen auf einem Blick: smartExpense © free-com solutions GmbH
Der nachfolgende Freigabeprozess
Mit smartWorkflow lässt sich der nachfolgende interne Freigabeprozess unkompliziert digital gestalten. Die Lösung ist mehrstufig und multimandantenfähig. Alle Prozesse, bis hin zur Freigabe der Abrechnung, können dank der Unterstützung mobiler Devices auch von unterwegs erfolgen. Die intuitive Benutzeroberfläche macht es den Usern einfach, notwendige Informationen im Blick zu haben. Die Kommunikation zur Abrechnung erfolgt in einem integrierten Chat-Fenster, somit ist eine schnelle Beantwortung aller Fragen gewährleistet. Zusätzlich ist es möglich, bei Rückfragen Personen zu involvieren, die nicht standardisiert im Workflow dabei sind, automatisch generierte Mails weisen die jeweiligen Personen auf offene Fragen oder Anträge hin.
Die Highlights von smartExpense
- Hohes Einsparungspotential in der Buchhaltung: aktuelle User berichten von rund 70% verringerten Bearbeitungszeiten
- Einfache Erfassung der Belege per Handyfoto oder PDF Upload, userfreundliche Benutzeroberfläche
- Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungsdetails, Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten
- Flexibler und ortsunabhängiger Freigabeworkflow
Weitere Informationen
Genauere Einblicke, Informationen und die Möglichkeit einer Live-Demo erhalten Sie auf Anfrage direkt bei free-com: https://www.free-com.at/loesungen/intelligente-spesenabrechnung.html
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