Shadow-IT: Balance zwischen Security & Produktivität

Schatten-IT bereitet vielen CIOs und IT-Teams Kopfzerbrechen. Eine Digital Employee Experience Plattform hilft, das Problem zu lösen. [...]

„Schatten-IT“ ist nach wie vor präsent: Administratoren wird dabei oft vorgeworfen, dass sie „ihre IT“ nicht mehr im Griff hätten. Die Nutzer würden ihnen auf der Nase herumtanzen und eigene Dienste einsetzen, statt die von der IT zur Verfügung gestellten Anwendungen und Programme zu nutzen.

Doch niemand verwendet eigene Applikationen oder SaaS-Lösungen um seinem Unternehmen zu schaden, sondern um seine tägliche Arbeit effizient zu erledigen, ganz im Sinne des Geschäfts.

Eine positive Digital Experience ist wichtig und IT-Organisationen sollten nicht einfach nur drohen und verbieten, sondern die Anwender dabei unterstützen, richtlinienkonform zu bleiben und im Zweifelsfall zu beraten, wie sie ihre Aufgaben im Einklang mit den Sicherheitsregeln des Unternehmens optimal erledigen können.

Dazu braucht es eine Software-Lösung, die effizient Applikationen und die Nutzung von Cloud-Diensten auf Endgeräten erkennt, das Kommunikationsverhalten analysieren und das Bedrohungspotential einschätzen kann – selbstverständlich unter Einhaltung der Betriebsrats- und Datenschutzbestimmungen. Daraus lassen sich dann relevante Aktionen ableiten, um die Unternehmensrichtlinien einzuhalten und Anwender vor unbewusst riskanten Aktivitäten zu schützen.

Nicht zu Unrecht gibt es eine ganze Reihe von Unternehmen, die eine „alles ist verboten“-Politik fahren – mit zumeist zweifelhaftem Erfolg.

IT-Verantwortlichen fehlt oft nicht nur der Blick für Details, sondern gerade auch die Übersicht.

Die Nutzer spüren allzu häufig das Delta zwischen ihren Wünschen und Ansprüchen an den Arbeitsplatz und den zur Verfügung stehenden Arbeitsmitteln größer werden: Kennen sie doch bessere Lösungen und Dienste, die für ihre Ansprüche passender sind, als die von der IT zur Verfügung gestellten Mittel.

Unzufriedenheit gibt es daher häufig auf beiden Seiten – also sowohl bei den IT-Verantwortlichen und -Profis als auch bei den „normalen“ Anwendern – und das in Zeiten wo Analysten wie Forrester und Gartner die Bedeutung der Digital Experience am Arbeitsplatz als einen wesentlichen Wettbewerbsfaktor ausgemacht haben.

Ganz wichtig sind Aufklärung und Dialog: Die IT muss den Mitarbeitern erläutern, warum sie bestimmte Anwendungen oder Dienste nicht nutzen sollten und ihnen vor allen Dingen die alternativen Möglichkeiten aufzeigen, die im Firmennetzwerk bereitstehen.

Auch HR Abteilungen sind daran interessiert, Mitarbeitern einen möglichst attraktiven digitalen Arbeitsplatz bieten zu können.

Wie können IT-Verantwortliche die IT-Landschaft also weiter im Griff behalten?
Lösungen wie Nexthink, die Workplaces effizient analysieren, können dabei eine große Hilfe sein: Diese Software sammelt auf allen Arbeitsplätzen wichtige Metriken in Echtzeit und kann auf diese Weise auch kritische Ereignisse erkennen.

So kann die IT feststellen, welche Rechner beispielsweise einen Dienst wie Dropbox nutzen, wieviele Online Meetings mit ungewünschten Konferenztools stattfinden, auf welchen Systemen immer wieder Programme abstürzen oder wo gar ungewollte Verbindungen zu unsicheren Servern aufgebaut werden.

Danach kann automatisiert mit den jeweiligen Endanwendern Kontakt aufgenommen werden. Sie werden auf das Problem aufmerksam gemacht und natürlich auf Alternativen und Lösungsvorschläge hingewiesen. So wird auch die Meinung der Nutzer wertgeschätzt und die IT versteht, wo „der Schuh drückt“ bzw. was zur „Schatten-IT“ geführt hat.