Web-EDI ist die ideale Einstiegslösung für KMU, um Bestellungen, Rechnungen oder auch Lieferscheine mit Kunden semi-automatisch abzuwickeln. Mit steigender Anzahl von Geschäftspartnern und/oder Transaktionen empfiehlt es sich jedoch oft, von Web-EDI auf eine integrierte Lösung zu wechseln. [...]
Für kleine Unternehmen oder Start-Ups, die beispielsweise nur mit einzelnen Geschäftspartnern Belege via EDI austauschen möchten, bietet sich Web-EDI als einfache und kostengünstige Lösung an. In vielen Fällen sollte man aber nach einiger Zeit genauer hinsehen: Ist die Anzahl der EDI-Geschäftspartner größer geworden? Gibt es trotz weniger Geschäftspartner möglicherweise besonders hohe Transaktionszahlen? Oder sind etwa die spezifischen Anforderungen gestiegen (z.B. bei Lieferungen ins Ausland oder bei komplexen Lieferscheinen)? In diesem Fall ist ein Umstieg auf eine integrierte Lösung meistens sinnvoll. So kann man Web-EDI zwar von jedem internetfähigen PC aus bequem nutzen, jedoch besteht dort keine integrierte Verbindung zum eigenen ERP bzw. Warenwirtschaftssystem (WWS). Diese Anbindung wäre allerdings Voraussetzung für die automatische Weiterverarbeitung sämtlicher Warenbeschaffungsprozesse direkt im ERP bzw. WWS – und das mit nur einer Import/Export-Schnittstelle für alle Geschäftspartner. Für das Handling von unterschiedlichen Datenformaten oder Kommunikationskanälen gibt es Spezialisten.
Den richtigen Zeitpunkt erkennen
Steigende Umsätze sind ein erstes Anzeichen dafür, dass es notwendig ist, die EDI-Ressourcen zu überprüfen und gegebenenfalls ein „Upgrade“ vorzunehmen. Schließlich geht damit oft auch ein vermehrtes Aufkommen von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten einher. Ein sehr wichtiges Entscheidungskriterium ist aber auch die Anzahl der Geschäftspartner, die über EDI erreicht werden sollen. Steigt die Anzahl der Geschäftspartner, steigt im Normalfall auch der Bedarf nach Elektronischem Datenaustausch. Mitunter das wichtigste Kriterium ist jedoch das Belegvolumen: zwei Bestellungen in der Woche sind keine große Herausforderung. Sind es hingegen zwanzig, steigt der Aufwand schon deutlich und es empfiehlt sich jedenfalls, über eine direkte EDI-Anbindung des ERP/WWS nachzudenken. Und last but not least ist es natürlich auch eine Frage des Innovationsanspruches, ob man Datenerfassung im Jahr 2021 weiterhin manuell machen möchte, wenn es kostengünstige Alternativen gibt.
Weniger Aufwand, weniger Kosten
Bei integrierten Lösungen fällt ein gewisser Erstaufwand für die Implementierung an. Dieser amortisiert sich erfahrungsgemäß aber sehr rasch. So kann es oft schon bei einigen wenigen Partnern möglich sein, dass beispielswiese die Kosten für den Mitarbeiter der alles manuell im Web eingeben muss, weit höher sind als eine Umstellung auf eine integrierte EDI-Lösung. Das schafft freie Kapazitäten, die gerade bei wachsenden Unternehmen sehr wertvoll sind und dann künftig für das Kerngeschäft eingesetzt werden können.
Vorteile einer integrierten EDI-Lösung
- Automatisierte Abläufe der Kernprozesse
- Empfangen, Senden und Transformieren von Daten über nur einen Austauschkanal
- Konzentration aufs Kerngeschäft, da die technische und rechtliche Abwicklung beim EDI-Dienstleister liegt
- Nur eine Import-/Exportschnittstelle für alle Geschäftspartner, unabhängig von den Geschäftspartnerformaten
- Keine manuellen Eingriffe mehr nötig
- Minimierung der Fehlerhäufigkeit
- Zusätzlich elektronische (rechtskonforme) Archivierung möglich
Für eine Beratung über die individuellen Kosten und den Umstieg stehen Ihnen die Experten von EDITEL Austria gerne zur Verfügung.
E: sales@editel.at
T: + 43 1 505 86 02 -850
Mehr Infos unter: www.editel.at
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