Flexibles Arbeiten als neue Norm: Wie Sie sich mit Cloud-Telefonie zukunfts- und krisensicher aufstellen

Die Corona-Krise hat viele Unternehmen dazu gezwungen, ins Homeoffice zu „übersiedeln“. Mehr als drastisch wurde vor Augen geführt, wie rasch flexible Anpassungen nötig sein können – von den Regeln der Zusammenarbeit angefangen bis hin zu den eingesetzten Arbeitstools und laufenden Prozessen. [...]

Vor allem in puncto Telefonie hat es zahlreiche Unternehmen eiskalt erwischt, wenn stationäre Telefonanlagen im Spiel waren. Das ist keine Schande – doch sollten die Erkenntnisse aus der Krise nun als Anlass genommen werden, um den Umstieg auf zukunfts- und krisensichere Cloud-Telefonie anzugehen.

Die ideale Cloud-Telefonie-Lösung – Checkliste
Mit einer Cloud-Telefonie-Lösung (Voice-over-IP) holen Sie die Telefonanlage auf jedes Endgerät, ganz egal wo sich die Mitarbeiter/innen befinden. Es kann wahlweise über IP-Telefone, Smartphones oder Softclients am Computer telefoniert werden. Damit kann Ihr Unternehmen 100% unabhängig agieren und ortsungebundenes Arbeiten ist kein Störfaktor mehr. Denn eine einschneidende Konsequenz wird es aus der Krise bestimmt geben: Homeoffice wird Teil des Arbeitsalltags bleiben und nicht einfach wieder so verschwinden!

Die Telekommunikationslösung muss also so flexibel sein, dass sowohl Mitarbeiter im Homeoffice als auch die Mitarbeiter im Büro optimal und effektiv miteinander sowie mit Kunden und Partnern kommunizieren können.

Diese Eigenschaften sollte die ideale Cloud-Telefonie-Lösung aufweisen:

• Flexibel erweiterbar
• Leicht zu administrieren (Web-Admin)
• Keine lokale Infrastruktur zusätzlich nötig
• Unterstützung verschiedenster Endgeräte (Telefonapparate, PC-Client, Smartphone-Client)
• Ortsunabhängig mit der Büronummer telefonieren (egal ob mit Smartphone, Telefonapparat oder VoIP-Software-Client)
• (Ausfall)sicher
• Erweiterte Funktionalitäten direkt im Telekommunikationsnetz (Intelligent Network)

Flexibel, einfach, zukunftssicher
Die optimale Cloud-Telefonanlage muss problemlos erweiterbar sein, was die Anzahl der Teilnehmer als auch die Funktionalität betrifft. Eine Erhöhung (oder Reduzierung) der Teilnehmer muss schnell und einfach möglich sein (innerhalb von ein, zwei Stunden). Hier sollte vor allem auf die Bindefrist geachtet werden. Keine Bindefrist ist hier das Optimum an Flexibilität!

Auch die Administration der cloud-basierten Telekommunikationslösung muss einfach per Weboberfläche sowohl für den (lokalen) Administrator als auch den Teilnehmer möglich sein.

Auch Unternehmen, die derzeit z.B. kein Callcenter benötigen, sondern mit einfachen Ringrufen auskommen, sollten bedenken, dass sich das in Zukunft ändern kann. Auch das ist eine Auswirkung der Krise: es wird wieder deutlich mehr telefoniert! Hier zahlt es sich aus, daran zu denken, dass eine derartige Funktionserweiterung der bestehenden Lösung problemlos möglich sein muss.

Keine zusätzliche Infrastruktur, verschiedenste Clients
Eine gute cloud-basierte Telefonie-Lösung benötigt keine zusätzliche Infrastruktur als Telefonapparate. Lassen Sie sich keine extra Gateways oder ähnliche Behelfe einreden! Die Endgeräte (Telefonapparate, Analogadapter für die Türsprechanlage oder das Fax-Gerät) benötigen lediglich einen LAN-Anschluss mit Power-over-Ethernet (oder einem separaten Netzteil).

Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Softclients für PCs und/oder Smartphones einzusetzen. Mit diesen Clients können Sie neben den Standardfunktionen wie Chat, Präsenzstatus, Rufumleitungen usw. auch VoIP-Telefonfunktionen nutzen. Praktisch daran ist, dass Sie nicht einmal einen separaten Telefonapparat im Büro brauchen.

Immer mit der Büronummer ein- und ausgehend telefonieren
Ein weiteres absolutes „Must-have“ ist die Funktion, unabhängig vom verwendeten Endgerät (Smartphone, Computer, Telefonapparat) immer die Büronummer mitzuschicken! Der Vorteil dabei ist, dass Sie ihre Gesprächspartner immer unter derselben Rufnummer erreichen, egal wo Sie sich gerade aufhalten. Noch dazu ist die mitgesendete Rufnummer rückrufbar. Damit brauche Sie auf ihrer Visitenkarte, in der E-Mail-Signatur, auf der Website nur noch eine einzige Telefonnummer anzugeben.

Für Service- oder Bereitschaftsteams, die in Diensträdern arbeiten, ist es auch möglich, eine allgemeine Kopfnummer als Display-Nummer zu setzen („CLIP no screening“). Denn hier ist es natürlich wenig sinnvoll, wenn jeder Mitarbeiter seine persönliche Durchwahl mitschickt.

(Ausfall)sicher
Achten Sie bei der Cloud-Telefonie-Lösung unbedingt darauf, dass der Betreiber eine ausfallsichere Lösung anbietet! Es müssen zwei geografisch voneinander getrennte Rechenzentren für die Lösung benutzt werden. Diese sollten sich ebenfalls unbedingt im EU-Raum befinden (DSGVO!).Garantierte Sicherheit in den Betreiberrechenzentren sowie eine optionale Verschlüsselung der Sprach- und Signalisierungsdaten sind Selbstverständlichkeiten.

Für seriöse Cloud-Telefonie-Anbieter gehören hohe Sicherheitsstandards zum Kerngeschäft! Viele, vor allem kleine und mittlere Unternehmen, können die heutigen Security-Anforderungen gar nicht selbst leisten. Ein guter Cloud-Anbieter wird alles daran setzen, die Systeme für seine Kunden optimal zu schützen. 

Die Vorteile eines Netzbetreibers
Als Netzbetreiber kann ihnen ihr Anbieter exklusive Services bieten, die eine cloud-basierte Telekommunikationslösung erst richtig vervollständigt! Durch die Verwendung einer sogenannten „Intelligent Network“ Plattform, kann ein Netzbetreiber z.B. flexible (auch zeitgesteuerte) Anrufverteilung direkt im Telekommunikationsnetzwerk auf verschiedene Standorte bereitstellen.

Natürlich benötigen Sie eine (oder mehrere) passende Telefonnummer für ihr Unternehmen. Ein Netzbetreiber kann Ihnen verschiedenste Servicerufnummern (0800-, Geo-Rufnummer,…), je nach Bedarf zur Verfügung stellen. Idealerweise sollten Sie die Auswahl an weltweit verfügbaren Rufnummern haben.

In Österreich ist der Netzbetreiber yuutel seit fast 20 Jahren auf die Business-Telefonie aus einer Hand spezialisiert und damit kompetenter Ansprechpartner.

Fazit: Mit der richtigen Cloud-Telefonie-Lösung ist flexibles Arbeiten einfach umsetzbar!
Egal, ob Homeoffice, im Büro oder unterwegs, die richtige Cloud-Telefonie-Lösung unterstützt Ihr Unternehmen optimal vor, mitten oder nach der Krise. Sprache, Video, Chat, Presence-Information – all das kann ortsunabhängig einfach in einer Lösung benutzt werden. Nur der richtige Anbieter kann Ihnen Ihre maßgeschneiderte, zukunftssichere Telekommunikationslösung bereitstellen, damit Sie sich zu 100% ihrem Kerngeschäft widmen können. Vergessen Sie nicht: Auch die ISDN-Abschaltung 2020 naht mit großen Schritten!

Gehen Sie den Umstieg auf die neue Cloud-Telefonie-Lösung aktiv an! Alle wichtigen Aufgaben dafür finden Sie in dieser kostenlosen Checkliste von yuutel praktisch zusammengefasst: