EDI ist gekommen, um zu bleiben: Der Elektronische Datenaustausch (EDI) von Geschäftsdokumenten ist mittlerweile auch für Mitarbeiter von KMU zu einem unverzichtbaren Instrument im Home-Office geworden, das sie nach der Rückkehr ins Büro nicht mehr missen wollen. [...]
Herumliegende Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine, wie früher im Büro, sind für viele Mitarbeiter von KMU im Home-Office mittlerweile undenkbar geworden. Sie tauschen mit den Geschäftspartnern ihrer Unternehmen alle Informationen nur noch über Electronic Data Interchange (kurz: EDI) aus.
In den Büros großer Handels- und Konsumgüter-Unternehmen, wie etwa SPAR, REWE oder Coca-Cola, ist EDI bereits seit Jahrzehnten Usus, wobei die Technik stets weiterentwickelt wird. Österreichs EDI-Marktführer ist das Wiener Unternehmen EDITEL, das mit Niederlassungen und Partnern auch in den Nachbarländern erfolgreich agiert.
„Kein Unternehmen will heutzutage mehr wertvolle Zeit mit der manuellen Erfassung von Belegen verschwenden, weil sie die Energie ihrer Mitarbeiter für produktivere Tätigkeiten einsetzen möchten“, erklärt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits. EDI spart aber nicht nur Zeit und Geld, sondern verringert auch spürbar die Fehleranfälligkeit.
Vorteile für EDI-Neueinsteiger anhand eines Beispiels
Im Prinzip geht es darum, ein Unternehmen mit anderen zu verbinden, damit sie digital kommunizieren können. Zunächst braucht es eine Vereinbarung zwischen den Unternehmen. Angenommen ein Industrieunternehmen beliefert einen Händler mit einer bestimmten Anzahl von Produkten. Dann werden zuerst die Stammdaten ausgetauscht bzw. in weiterer Folge laufend aktualisiert. Bei Stammdaten handelt es sich um produktbezogene Informationen, wie zum Beispiel Artikelnummern, Gewichte oder Nährwertangaben. Tätigt der Händler in weiterer Folge Bestellungen, kommen Bewegungsdaten dazu. Mittels Schnittstellen werden die Daten dann papierlos vom Warenwirtschaftssystem des einen Geschäftspartners zum anderen übermittelt. Für KMU gibt es auch einfache und günstigere Lösungen.
In fünf Schritten zum idealen EDI
- Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
Die anfängliche Bestandsaufnahme ist wichtig. Gibt es bereits ein Warenwirtschaftssystem im Unternehmen und verfügt dieses über EDI-Schnittstellen? Welche Geschäftsdokumente (Bestellungen, Rechnungen,…) möchten Sie austauschen und wie viele fallen ungefähr pro Monat an?
- Finden Sie Ihre ideale EDI-Lösung bzw. Ihren EDI-Provider
KMU mit geringem Belegvolumen nutzen idealerweise ein Web-EDI-Portal, um schnell und kostengünstig EDI-fähig zu werden. Wie geschaffen für Unternehmen mit höherem Belegvolumen sind hingegen EDI-Lösungen, die eine Datenintegration in das unternehmenseigene ERP-System ermöglichen. Die EDI-Plattform eXite wird bereits von mehr als 20.000 Unternehmen genutzt. Sie erreicht nahezu jedes Unternehmen auf der Welt, sofern dieses ebenfalls Elektronischen Datenaustausch betreibt.
- Synchronisieren Sie Ihre Stammdaten
Gleich zu Beginn des EDI-Projekts sollten Sie Ihre Stammdaten (Artikelnummern/GTINs, Partneridentifikation/GLNs,…) mit den Stammdaten Ihres Geschäftspartners synchronisieren.
- Starten Sie zuerst eine Testphase
Bevor Sie mit dem Austausch elektronischer Daten beginnen, sollten Sie einige EDI-Nachrichten testweise senden. Hierfür gibt es bei GS1 Austria einen eigenen EDI-Prüfservice.
- Und los geht’s!
Ist die Testphase erfolgreich verlaufen, steht der elektronischen Kommunikation im Echtbetrieb mit Ihren Geschäftspartnern nichts mehr im Wege!
Für Fragen stehen Ihnen die Experten von EDITEL gerne zur Verfügung:
E: sales@editel.at
T: + 43 1 505 86 02 -850
Mehr Infos unter: www.editel.at
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