Der IT-Dirigent

Maximilian Sbardellati, Leiter Zentraler Informatikdienst der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien, hat einer altehrwürdigen Institution IT-Leben eingehaucht. [...]

Um die großen Datenmengen in den Griff zu bekommen, laufen bereits einige Initiativen auf nationaler und europäischer Ebene. Ein Thema, bei dem man in Sachen Datenverwaltung nicht vorbeikommt, ist Cloud Computing. „Public Cloud kommt für mich nicht in Frage, besonders wenn ich nicht weiß, wer aller Zugriff auf die Daten hat“, so Sbardellati. Interessant wäre jedoch eine Community Cloud. Es geht darum, dass dort, wo Knowhow verfügbar ist, entsprechende Services der gesamten akademischen Community angeboten werden. Mit ACOnet, dem österreichischen Wissenschaftsnetz, und den Bandbreiten haben wir die optimalen Voraussetzungen. Auch im Speicher-Bereich könnte das Sinn machen.“

FÜR DIE EWIGKEIT

Da es um nationales Kulturgut geht, ist Langzeitarchivierung eine der brennenden Aufgaben, die per se niemals zu einem Abschluss kommen kann. „Bei uns bedeutet Langzeitarchivierung die Sicherung der Daten, in der Regel sind es Schriftstücke, für hunderte oder tausende Jahre, – eigentlich für die Ewigkeit.“ Mit der Einführung eines Digital-Asset-Management-Systems und einer Dokumentenmanagement-Lösung schafft das IT-Team gerade die Voraussetzungen, den Bestand nicht nur zu verwalten, sondern auch der Nachwelt bereitzustellen.

Im Office-Bereich hat sich das Haus für Doxis4 der Firma SER entschieden. „Das alte Aktenlaufprogramm war auf die Verwaltung physischer Akten ausgelegt. Durch den Einzug der IT lagen mittlerweile beinahe alle Dokumente in digitaler Form vor. Besonders das Archiv und der ZID drängten daher auf eine Lösung“, beschreibt Sbardellati die Ausgangslage. 2010 reifte an der mdw der Gedanke, für die Verwaltung der Dokumente im Office-Bereich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Der IT-Leiter warnt: „Es ist wichtig, von Beginn an zu verstehen, dass die Umstellung auf ein DMS Einfluss auf die Arbeitsprozesse nimmt und daher in erster Linie als ein Projekt der internen Organisation gesehen werden muss und erst in zweiter Linie als IT-Thema. Hier ist Change Management gefordert.“
Im Frühjahr 2012 folgte die Empfehlung der eingesetzten Projektgruppe an das Rektorat Doxis4 zu verwenden, wobei keine Big-Bang-Implementierung sondern eine schrittweise Einführung geplant war – schrittweise, offensichtlich ein Motto, dem Sbardellati seine gesamte Karriere treu bleibt.

Im Jänner 2015 wurde die finale Konfiguration vom Testsystem auf das Produktivsystem transportiert. Ein aktuelles Projekt ist der Personalakt, das im Jänner 2016 abgeschlossen sein soll. Zudem wird auf CSB 3.1 migriert. „Damit steht uns auch das neue Business Process Management in Doxis4 zur Verfügung“, resümiert Sbardellati.

IMAGEWANDEL

Was sich seit Beginn seiner Karriere verändert hat? „Anfänglich war ich operativ unterwegs. Ich bin aber sehr schnell in die Lage gekommen, strategische Beratung zu leisten und Innovationen voranzutreiben, was am Anfang nicht einfach war. Für einen Computer musste man einen Budgetantrag ans Ministerium stellen. Von der Anforderung bis zur Lieferung hat es ungefähr ein Jahr gedauert.  Zum Glück ist das heute anders.“ Das heißt, dass sich das Image der IT grundlegend geändert hat. Heute ist sie auch an der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien ein unverzichtbares Werkzeug des 21. Jahrhunderts. (wf)

Dieser Artikel stammt aus dem COMPUTERWELT-Magazin „IT-Macher 2015“. Premium-Leser können dieses und viele weitere Magazine hier kostenlos lesen.