Die Erneuerung eines ERP-Systems bedeutet eine Investition in die Zukunftssicherheit eines Unternehmens. Deswegen ist es wichtig, bereits heute w(r)ichtige Entscheidungskriterien für den ERP-Evaluierungsprozess von morgen festzulegen. Ein Kommentar von Matthäus Mayer. [...]
Die Erneuerung eines ERP-Systems bedeutet eine Investition in die Zukunftssicherheit eines Unternehmens. Auslöser für solch einen Erneuerungsprozess ist aber oftmals ein unmittelbares Risiko, dass sich mit der bestehenden Unternehmenssoftware nicht beherrschen lässt. Der Software-Evaluierungsprozess muss daher beides, die Minimierung bestehender Risiken, als auch die Zukunftsfähigkeit einer neuen ERP-Lösung berücksichtigen.
Die Erwartungshaltung an einen erfolgversprechenden ERP-Evaluierungsprozess ist dementsprechend hoch und vielschichtig. Die zugrundeliegenden Entscheidungskriterien sind unterschiedlich oder sogar konträr aus der Sicht des jeweiligen Anwenders. Mit Bedacht umgesetzt, bildet der ERP-Evaluierungsprozess jedoch einen wegweisenden Punkt für die gesamte IT-Strategie der kommenden Jahre.
1. Funktionale Anforderungen als Unbekannte
In den vergangenen Jahren wurde ein klarer Fokus auf funktionale Vergleichbarkeit im Zuge des ERP-Evaluierungsprozesses gelegt. Die IST-Prozessabdeckung sollte unmittelbare Risiken minimieren, die Abdeckung von erhobenen SOLL-Prozessen die Zukunftsfähigkeit gewährleisten.
Im Zuge der digitalen Transformation und der damit verbundenen, raschen Änderung bestehender Geschäftsmodelle, sind herkömmliche Prozessanalysen und daraus resultierende funktionale Anforderungen im Evaluierungsprozess jedoch zu kurz gegriffen.
Fazit: Die ERP-Strategie des Vendors selbst wird zum Entscheidungskriterium. Welche Flexibilität bietet ein ERP-Anbieter künftig zur Sicherstellung des eigenen Geschäftsmodelles? Welche Technologien kommen zum Einsatz? Zertifizierte Branchenlösungen als Zusatz zu ERP-Standardanbietern schaffen hier einen hohen Deckungsgrad bei minimalen Anpassungen.
2. Flexibilität des Systemstandards, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu bewahren
Über viele Jahre hat sich das bestehende ERP-System bestmöglich an die Anforderungen der Benutzer angepasst. Eine Strategie, die die Einzigartigkeit der eigenen Prozesse in den Vordergrund gestellt und oft zu einer hohen Nutzerakzeptanz und Zufriedenheit der Anwender geführt hat. Die Folge waren jedoch eine hohe Abhängigkeit von individuellen Systemanpassungen, sehr umfangreiche bis unmögliche Upgrade-Strategien, beziehungsweise Einschränkungen für technologische Weiterentwicklungen.
Hier besteht die Anforderung, an einen zeitgemäßen ERP-Evaluierungsprozess, nicht die Vielzahl einzelner für das Unternehmen notwendiger Funktionen zu prüfen und zu vergleichen, sondern vielmehr End-To-End-Prozesse und deren Abdeckungsgrad im Systemstandard zu evaluieren. Die Einzigartigkeit eigener Prozesse und deren systemische Abbildung sollen keine Eigenheit einer Modifikation sein, sondern deren Ausnahme.
Fazit: Die Flexibilität eines ERP-Anbieters, also Systemeinstellungen/ Parametrisierungen ohne den Systemstandard zu verlassen, wird zum Entscheidungskriterium.
3. User Experience und die Bereitschaft für Veränderung
Die Erneuerung eines ERP-Systems orientiert sich am Bedarf der Systembenutzer, deren Aufgabengebieten und Prozessabläufen. Hier ist oftmals der Widerspruch im Evaluierungsprozess zu finden. Sind es doch die umfangreichen Individualanpassungen und Komfortfunktionen, die mit Auslöser für den ERP-Erneuerungsprozess sind. Die Enttäuschung der User bei der Evaluierung eines zukunftsfähigen ERP-Systemstandards, verglichen zur „alten ERP-Welt“, scheint vorprogrammiert.
Neben den Anforderungen an ein neues ERP-System zur Prozessabdeckung, muss der Evaluierungsprozess heute mehr denn je die klaren Vorteile für Systemnutzer und deren Aufgabenbereiche berücksichtigen und vergleichbar machen.
Bei zukunftsweisenden ERP-Anbietern ist ein Paradigmenwechsel zu erkennen, weg vom ERP-System-of-Record zu einem System-of-Intelligence. Systemgenerierte Handlungsempfehlungen und Entscheidungsgrundlagen ermöglichen Usern schneller, einfacher, flexibler und letztendlich besser, den eigenen Aufgabenbereich auszuüben.
Fazit: User-Experience ist weit mehr als ansprechende Oberflächen. Wie ein zukunftsweisender ERP-Anbieter, modernes Arbeiten vom Sachbearbeiter, bis zum Geschäftsführer unterstützt, wird zum Entscheidungskriterium.
4. Wahl des Implementierungspartners als Schlüssel zum Erfolg
Ein strukturierter Evaluierungsprozess schafft Vergleichbarkeit über die Funktionalität des Produktstandards, der eingesetzten Technologien und der User Experience, die zukunftsweisende ERP-Anbieter ihren Kunden heute zur Verfügung stellen können.
Der Erfolg in der Systemeinführung und Umsetzung der vorgegeben ERP-Strategie wird entscheidend von der richtigen Auswahl des Implementierungspartners beeinflusst.
Worauf kommt es daher heute in der Evaluierung eines Implementierungspartners besonders an?
- Ausgezeichnetes Produkt und Vendor Knowhow
- Eine ERP-Einführungsmethodik, die auf die evaluierte Softwarelösung und individuellen Rahmenbedingungen des Kunden passt
- Tiefgehende Branchenkompetenz um Herausforderungen, Einflussfaktoren der Branche und Wettbewerbsvorteile zu verstehen, um diese in der künftigen ERP-Lösung, mit der Sprache des Kunden, bestmöglich zu berücksichtigen.
Fazit: Produkt Knowhow, Einführungsmethodik und Branchenkompetenz sind daher die kritischen Erfolgsfaktoren im Partnerevaluierungsprozess und Vorrausetzung für die Einführung und den Betrieb einer zukunftssicheren ERP-Lösung.
Letztendlich sind es die Menschen, die den entscheidenden Faktor für den gemeinsamen Erfolg bilden.
*Matthäus Mayer verantwortet den Bereich Sales ERP bei COSMO CONSULT Austria.
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